Optymalizuj Swoje Biuro Bez Dodatkowych Kosztów!

OCR faktur

0zł

netto/miesiąc za firmę

Jak działa OCR faktur

OCR, to system do optycznego rozpoznawania znaków. W praktyce oznacza to, że faktura dodana do systemu w formacie pdf, png czy jpg, zostanie przez OCR rozpoznana, a w efekcie "przepisana”, aby księgowi nie musieli robić tego ręcznie. Jedynym zadaniem księgowych jest sprawdzenie poprawności danych i zaakceptowanie wyniku.

Po zaakceptowaniu wyniku, można pobrać dokument w formacie JPK_VAT, JPK_FA lub dedykowanym dla danego programu księgowego. Dzięki temu można zaimportować faktury do swojego programu księgowego.

  • Ile kosztuje OCR dokumentów?

    W KonektoSmart OCR jest jednym z wielu modułów. I jest on całkowicie za darmo, bez limitów dokumentów. Moduł dostępny jest dla biur księgowych korzystających z platformy KonektoSmart.

  • Integracja z KSeF

    Z nami obsługa KSeF jest prosta i intuicyjna – od wystawienia po odbiór faktury oraz pobranie UPO. Do tego za darmo i zgodnie z obowiązującymi przepisami.

  • Korzyści

    Przede wszystkim, mało kto lubi "wklepywać" faktury. To zajęcie żmudne, mało kreatywne i przy obecnym rozwoju technologii - łatwe do zautomatyzowania. Główna korzyść, to oszczędność czasu , który księgowi mogą przeznaczyć na fachowe doradztwo swoim klientom.

Wypróbuj za darmo i bez zobowiązań

  • Nie musisz kupować licencji czy podpisywać długoterminowej umowy

  • Podczas okresu testowego wypróbujesz OCR faktur za darmo

  • Możesz zrezygnować w każdej chwil

Zakres, jakość i wyjątki

OCR faktur – najczęściej zadawane pytania

Jakie formaty obsługuje OCR (PDF, JPG, PNG, skany wielostronicowe)?

OCR obsługuje PDF, JPG i PNG. Radzi sobie też z wielostronicowymi plikami PDF — jeśli jeden plik zawiera kilka faktur, system potrafi je od siebie oddzielić i rozpoznać każdą osobno.

Czy OCR działa na skanach bez tekstu (czyste obrazy), i jak to wpływa na skuteczność?

Tak. OCR odczytuje dane bezpośrednio z obrazu (zdjęcia lub skanu) i nie wymaga warstwy tekstowej w PDF. Skuteczność zależy od jakości obrazu — im ostrzejsze, lepiej oświetlone i prosto ustawione zdjęcie, tym dokładniejszy wynik.

Jakie dane OCR wyciąga „z pudełka” (NIP, daty, kwoty, VAT, numer faktury, kontrahent, pozycje)?

OCR automatycznie wyciąga kluczowe dane: NIP sprzedawcy i nabywcy, daty wystawienia i sprzedaży, kwoty netto i brutto, kwoty i stawki VAT, numer faktury oraz dane kontrahenta. Księgowy nie przepisuje ich ręcznie — sprawdza i akceptuje wynik.

Czy OCR rozpoznaje pozycje towarowe/usługowe i stawki VAT w tabelach?

OCR koncentruje się na danych potrzebnych do księgowania, dlatego odczytuje podsumowanie faktury w rozbiciu na stawki VAT (netto, VAT i brutto dla każdej stawki). Nie przepisuje natomiast pojedynczych pozycji towarowych z tabeli — z punktu widzenia księgowania kluczowe są sumy w podziale na stawki VAT.

Co robić, gdy OCR myli NIP/kwoty lub „gubi” pozycje – czy jest walidacja i korekta?

Wynik OCR nigdy nie trafia do księgowania automatycznie — zawsze przechodzi weryfikację. Rozpoznane dane wyświetlają się obok oryginału, więc łatwo je porównać i poprawić. Dodatkowo system stosuje automatyczne walidacje (np. poprawność NIP, zgodność kwot) i sygnalizuje niespójności przed akceptacją.

Czy OCR radzi sobie z fakturami w językach obcych (DE/EN) i różnymi formatami?

OCR jest zoptymalizowany pod polskie faktury, ale radzi sobie również z dokumentami w językach obcych, m.in. niemieckim i angielskim, oraz z różnymi układami. Nietypowe szablony zawsze możesz zweryfikować i skorygować przed zaksięgowaniem.

Jak OCR traktuje faktury korygujące i zaliczkowe – czy są wykrywane automatycznie?

Tak. System automatycznie rozpoznaje typ dokumentu, w tym faktury korygujące i zaliczkowe, i odpowiednio je oznacza. Rozpoznanie potwierdzasz na etapie weryfikacji.

Jak wygląda obsługa duplikatów (ten sam dokument przesłany drugi raz)?

System wykrywa duplikaty — jeśli ten sam dokument zostanie przesłany po raz drugi, otrzymasz ostrzeżenie. Dzięki temu unikasz podwójnego zaksięgowania tej samej faktury.

Czy OCR wykrywa brakujące pola wymagane do księgowania (np. data sprzedaży)?

Tak. Jeśli brakuje pola wymaganego do zaksięgowania (np. daty sprzedaży), system to sygnalizuje, abyś uzupełnił dane przed akceptacją.

Czy mogę ustawić reguły (np. domyślny rejestr VAT, kategoria kosztu) na bazie dostawcy?

Tak. Możesz ustawić reguły przypisywane na bazie kontrahenta — np. domyślny rejestr VAT czy kategorię kosztu. Powtarzalne dokumenty od tego samego dostawcy są od razu opisywane zgodnie z Twoimi ustawieniami.

Jakie są typowe przyczyny słabego OCR (krzywe zdjęcie, cień, niska rozdzielczość) i jak temu zaradzić?

Najczęstsze przyczyny słabszego rozpoznania to krzywe lub obcięte zdjęcie, cień i odblask, zbyt niska rozdzielczość oraz pogięty dokument. Fotografuj fakturę na płasko, w równym świetle, tak by cały dokument mieścił się w kadrze i był ostry. Najlepsze wyniki dają czytelne skany i pliki PDF.

Jak długo trwa OCR jednego dokumentu i od czego zależy czas?

Rozpoznanie pojedynczego dokumentu trwa zwykle od kilku milisekund do kilkunastu sekund. Czas zależy przede wszystkim od jakości obrazu i złożoności pliku PDF — im czytelniejszy dokument, tym szybciej OCR go przetworzy.

Wiele problemów - jedno rozwiązanie - wypróbuj przez miesiąc za darmo!

Moduł OCR dostępny jest dla klientów korzystających z platformy KonektoSmart.

wypróbuj za darmo